Updateverlauf bis Version 1.7.0

Änderungshistorie von Version 1.0.1 bis 1.7.0

1.7.0.0 vom 23.10.2020

Neue Funktionen:

eLearning:

Sie können nun Lerneinheiten anlegen und Benutzern zuweisen, die diese Lerneinheit(en) ausführen können.
Neue Benutzerart: Sie können nun eLearning-Benutzer anlegen, die nur Zugriff auf das eLearning-Modul haben, um Lerneinheiten auszuführen.
Import von PDF-Dateien, um daraus Folien für die Lerneinheit erstellen zu lassen. Jede Seite der PDF-Datei wird dabei eine eigene Folie.
Folien können entweder nur Lerninhalt oder auch Fragen enthalten. Sie können beliebig viele Antwortmöglichkeiten vorgeben und die korrekten Antworten mit Punkten versehen.
Automatische Auswertung von durchgeführten Lerninhalten, die Fragen enthalten. Sie können sich aber auch detailiert ansehen, welche Antworten ein Benutzer gegeben hat.
Sie können eine absolvierte Lerneinheit direkt in einen Schulungseintrag umwandeln, der dann in der Detailansicht des Mitarbeiters erscheint, der mit dem Benutzer verknüpft ist.
Sie können komplette Lerneinheit exportieren und importieren (relevant bei mehreren Datenbanken in der Pro-Version).

Mitarbeiter:

Sie können in der Detailansicht der Mitarbeiter nun Schulungsmaßnahmen hinterlegen.
Sie können innerhalb eines Schulungseintrag ein Zertifikat hinterlegen, das auch in der Dokumentenansicht des Mitarbeiters erscheint.
Sie können nun festlegen, dass ein Mitarbeiter standardmäßig der Ansprechpartner für Verarbeitungen bestimmte Abteilungen ist, denen der Mitarbeiter zugewiesen wurde. Sie können diese Einstellung in der Detailansicht des Mitarbeiters unter Punkt 3 „Organisationseinheiten“ direkt in der Tabelle festlegen.
Arbeitsbereich der Mitarbeiter:
Sie können für mehrere Mitarbeiter auf einmal eine Schulungsmaßnahme hinterlegen. Drücken Sie dazu die Schaltfläche mit der Liste oberhalb der Mitarbeitertabelle.
Sie können einen Mitarbeiter als Ansprechpartner einer Verarbeitung einfach entfernen, indem Sie im unteren Reiter auf die entsprechende Verarbeitung rechtsklicken und die Option „als Ansprechpartner entfernen“ auswählen.
Sie können den Ansprechpartner einer Verarbeitung austauschen, indem Sie entsprechende Verarbeitung mittels Drag & Drop auf einen anderen Mitarbeiter ziehen.
Sie können die Hardware, die einem Mitarbeiter zugewiesen wurde (COPE bzw. BYOD), einem anderen Mitarbeiter zuweisen, indem Sie die Hardware mittels Drag & Drop auf den neuen Mitarbeiter ziehen.

Neue Reports:

Berichte für den Status der TOM (alle Bereiche, nur TOM des Hauptblatts, nur TOM der Verarbeitungen, nur TOM des Vorblatts 2).
Bericht für den Status der Verarbeitungstätigkeiten.
In beiden Reports können Sie ein Logo und die Daten des DSB anzeigen lassen. Das anzuzeigende Logo legen Sie in den Unternehmenseinstellungen innerhalb der eigentlichen Datenschutzverwaltung fest.

Dokumentation des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten:

docx-Format: Nicht benötigte (d.h. leere) Felder werden nun nicht mehr angezeigt.
Sie können nun verlinkte Dokumente markieren, so dass diese ebenfalls in der Dokumentation aufgeführt werden.
Die Reihenfolge der Ausgabe wurde korrigiert.

Dokumente & Dateien:

Sie können nun auch hier die Datenkategorien erfassen, die in einem Dokument bzw. einer Datei verarbeitet werden.

Verarbeitungen:

Datenkategorien: Sie können die Datenkategorien automatisch ermitteln und abgleichen lassen. Laden Sie dazu zuerst die relevante Software und die relevanten Dokumente & Dateien in die Verarbeitung. Daraus werden dann die Datenkategorien ermittelt. Natürlich müssen dazu der Software bzw. den Dokumenten und Dateien zuvor Datenkategorien zugewiesen worden sein. Sind in der Verarbeitung dagegen Datenkategorien vorhanden, die weder in der Software noch den Dokumenten & Dateien hinterlegt sind, können Sie diese „überschüssigen“ Einträge optional löschen lassen.
Datenherkunft *: Sie können nun optional Externe angeben, von denen Sie Daten erhalten.
Art der Datenübermittlung *: Sie können bei der Datenherkunft nun auch optional angeben, wie die Daten übermittelt werden (z.B. Post, VPN, SSL etc.) und eine Sicherheitseinstufung (von 1 (gering) bis 10 (hoch)) angeben.

Externe Sender und Empfänger:

Sie sehen im Arbeitsbereich nun abgeschlossene Wartungsverträge (Soft- und Hardware) mit dem jeweiligen Vertragspartner. Abgelaufene Verträge werden kursiv dargestellt.
Sie sehen nun, in welchen Verarbeitungen der Externe als Empfänger von Daten auftritt.
Sie sehen nun, in welchen Verarbeitungen der Externe als Sender von Daten auftritt *.
Sie können in der Detailansicht eine Vorbelegung für die Art der Datenübermittlung festlegen *.

Farbgebung für mehr Übersicht:

Sie können im Startfenster die Hintergrundfarbe und Schriftfarbe der einzelnen Datensätze (Kontakte, Datenbanken und Aktivitäten) individuell festlegen.
Sie können innerhalb der eigentlichen Datenschutzverwaltung die Hintergrundfarbe und Schriftfarbe der einzelnen Datensätze (Abteilungen, Mitarbeiter, Hardware, Software, Verarbeitungen etc.) individuell festlegen.
Sie können die Farbgebung an- und ausschalten, diese Einstellung wird je Benutzer gespeichert.
Einmal zugewiesene Farbschemata werden gespeichert und können individuell bezeichnet werden. Bei Bedarf können die Einträge auch wieder gelöscht werden.

Arbeitsbereiche:

Viele Arbeitsbereiche wurden um zusätzliche Informationen ergänzt und es können von dort aus nun auch die verknüpften Datensätze aufgerufen werden.
In vielen Arbeitsbereichen können Sie nun nach Einträgen suchen: TOM, Verarbeitungsverzeichnis, Mitarbeiter, Soft- und Hardware, Dokumente und Dateien, externe Sender und Empfänger, Datenkategorien.

Sonstiges:

Wenn Sie in der eigentlichen Datenschutzverwaltung ein abweichendes Logo angeben, dann wird dieses nun innerhalb der Datenbank gespeichert.
Aufgabenverwaltung im Cockpit: Sie können nun mehrere Aufgaben auf einmal an einen anderen Benutzer delegieren.
Zahlreiche Ansichten wurden erweitert: Bspw. sehen Sie in der Übersicht der Externen nun die Verarbeitungen, denen diese zugewiesen wurden.
Import von Mitarbeitern aus Excel: Sie können nun vor dem Import festlegen, ob anhand der Personalnummer oder der E-Mail-Adresse geprüft werden soll, ob zu importierende Mitarbeiter bereits vorhanden sind. Dadurch werden zukünftig doppelte Einträge verhindert.
Aufbewahrungsfristen: Bisher war die Frist immer in Jahren angegeben, Sie können nun manuell die Art der Frist (z.B. Monate) angeben.
Sie sehen nun unter den Lizenzinformationen, bis wann Sie Ihre Lizenz fristgerecht kündigen müssen, damit die Lizenz nicht automatisch um ein weiteres Jahr verlängert wird. Beachten Sie bitte, dass Sie bei einer Kündigung den Anspruch auf den günstigeren Lizenzpreis für Folgejahre verlieren. Die Kündigung ist nur notwendig, wenn Sie im Jahr 2020 eine Lizenz erworben/verlängert haben. Lizenzen aus 2019 müssen explizit verlängert werden.
Sie können nun Software, Hardware, Dokumente & Dateien aktivieren bzw. deaktivieren. Wenn der jeweilige Eintrag Verarbeitungen zugewiesen wurde, können Sie die Statusänderung in diese Verarbeitungen übertragen lassen.
Sie können im Startfenster -> Reiter Einstellungen -> Allgemein nun ein eigenes Logo hinterlegen, das dann im Login-Fenster angezeigt wird.Wenn Sie einem Benutzer nur eine Datenbank zugewiesen haben, können Sie nun festlegen, dass für diesen Benutzer direkt die eigentliche Datenschutzverwaltung gestartet wird, das Startfenster also nicht mehr erscheint.
Fehlerbeseitungen und allgemeine Verbesserungen

* Diese Funktionen gehen über die Anforderungen der DSGVO hinaus und müssen explizit in den Unternehmenseinstellungen innerhalb der eigentlichen Datenschutzverwaltung aktiviert werden. Beachten Sie dort auch den Hinweis zu weiteren zukünftigen ISMS-Funktionen.

1.6.1.0 vom 12.05.2020

Bugfixes der Version 1.6
Neu: Grafische Darstellung der bewerteten TOM (Radar und Balkendiagramm)
TOM des Hauptblatts werden in der Doku nun korrekt sortiert (nach Kategorien und nicht mehr alphabetisch) ausgegeben

1.6.0.0 vom 20.04.2020

Neue Funktionen:

Versionierung:

Sie können nun Hauptblatt, Verarbeitungen und TOM versionieren, um den geforderten kontinuierlichen Verbesserungsprozess einfacher abbilden und dokumentieren zu können.
Die bereits vorhandenen Daten werden automatisch in eine Version 1.0 eingetragen.
Neue Versionen werden durch Duplizieren sehr einfach angelegt. Sie können dabei festlegen, ob Bewertungen aus der vorherigen Version übernommen oder zurückgesetzt werden sollen (siehe unten).Sie können Aktivitäten/Aufgaben aus der letzten Version in die neue Version übernehmen (entweder duplizieren oder „umziehen“).

Bewertung von Hauptblatt, TOM und Verarbeitungen:

Sowohl Hauptblatt, TOM als auch Verarbeitungen können nun bewertet und mit Verbesserungsvorschlägen versehen werden.
Sie können die Bezeichnung und Farbgebungen der Bewertungen anpassen.
Die Bewertung der einzelnen TOM bzw. Verarbeitungen fließt direkt in die übergeordnete Struktur (Kategorien bei TOM, Abteilungen bei Verarbeitungen) ein und färbt diese entsprechend ein. Sie sehen dadurch direkt den Stand der Bewertungen.
Die Intervalle der Bewertungen können angepasst werden.
Die Bewertung berücksichtigt gesetzte Filter (siehe nächster Punkt).

Neue Ansichten für Verarbeitungsverzeichnis und TOM:

Um die Verarbeitungen und TOM einfacher und strukturiert zu bewerten können, wurden die beiden entsprechenden Hauptansichten überarbeitet.
Sie können nun in beiden Bereichen Filter setzen, etwa nur aktive TOM des Hauptblatts oder nur inaktive TOM der Verarbeitungen anzeigen lassen.
Die TOM wurden um die beiden zusätzlichen Eingabemöglichkeiten für Schutzziele und Ebene ergänzt. Auch danach kann gefiltert werden.
In den beiden neuen Ansichten sehen Sie direkt den Status der Bewertung pro Datensatz und übergeordneter Struktur, gesetzte Filter werden dabei berücksichtigt.
Sie können nun Dokumente mit den Verarbeitungen und TOM verknüpfen, indem Sie das Dokument oder die Dokumente direkt in der neuen Übersicht per Drag&Drop auf den entsprechenden Eintrag ziehen und loslassen. D.h. Sie müssen nicht mehr zuerst die Detailansicht öffnen.

Aktivitäten und Kanban:

Die bisherige Aufgabenverwaltung wurde vollständig überarbeitet und erweitert. Es können nun beliebig viele Aktivitäten/Aufgaben mit einzelnen Datensätzen verknüpft werden.
Die Anzeige kann nach mehreren Kriterien gefiltert werden, etwa Zeitraum, nur Aufgaben eines bestimmten Bereichs (bspw. TOM, Hardware etc.), nur Aktivitäten einer bestimmten Art etc.
Kombinationen der Filter sind ebenfalls möglich, um die Darstellung übersichtlicher zu machen und effektiv arbeiten zu können.
Wie im Startfenster gibt es nun auch innerhalb der eigentlichen Datenschutzverwaltung ein Kanban-Board zur effektiven Bearbeitung der Aktivitäten/Aufgaben.
In den einzelnen Detailansichten der Datensätze (bspw. TOM, Verarbeitung, Hardware etc.) gibt es nun einen eigenen Bereich für beliebig viele Aktivitäten, die mit dem entsprechenden Datensatz verknüpft werden können.

Berechtigungen bzw. Benutzerrollen:

Sie können nun eigene Berechtigungskonzepte anlegen und den Benutzern zuweisen, es stehen rund 200 mögliche Rechte zur Auswahl

Checklisten:

Es stehen nun Checklisten zur Verfügung.
Sie können eigene Checklisten anlegen und importieren.

Datenschutzvorfälle:

Sie können nun Datenschutzvorfälle erfassen und verwalten.
Sie können zwischen zwei Modi wählen:
Einfacher Modus: Erfassung der notwendigen Daten, die in Art. 33 DSGVO verlangt werden (relativ wenig Aufwand)
Erweiterter Modus: Erfassung der betroffenen Verarbeitungen, Hard- und Software, Dokumente und Dateien etc.
Die betroffenen Datensätze werden entsprechend markiert, so dass Sie diese in den Übersichten erkennen können. Die Markierung kann auch wieder entfernt werden.
Das stellt mehr Aufwand dar, aber Sie können zu jedem Zeitpunkt sehen, welche Objekte betroffen sind/waren.

Zuweisung von Dokumenten an Verarbeitungen und TOM:

Sie können Dokumente nun direkt in den Hauptarbeitsbereichen der Verarbeitungen und der TOM zuweisen und müssen nicht erst in die Detailansicht wechseln. Ziehen Sie dazu per Drag & Drop das Dokument auf den entsprechenden Eintrag in der Übersicht.

Startfenster:

Backupfunktion zum Sichern aller Datenbanken.

Sonstiges:

Weitere Fenster wurden an das neue Erscheinungsbild angepasst.
In vielen Tabellen stehen Ihnen nun Kontextmenüs zur Verfügung.
Die Hilfe auf der rechten Seite kann nun aus dem Programm herausgezogen werden.
Das Hauptmenü am oberen Rand kann nun eingeklappt werden, dadurch wird der eigentliche Arbeitsbereich größer.
Fehlerbehebungen

1.5.0.0 vom 10.09.2019

Neue Funktionen:

Verwaltungsfenster: Eigene Vorlagen für Verarbeitungstätigkeiten:

Sie können nun eigene Vorlagen für Verarbeitungstätigkeiten anlegen und innerhalb der konkreten Mandantendatenbank darauf zugreifen.
Sie können bestehende Verarbeitungstätigkeiten aus den Mandantendatenbanken in das Verwaltungsfenster importieren.
Innerhalb einer Mandantendatenbank haben Sie im Fragenkatalog Zugriff auf Ihre eigenen Vorlagen, drücken Sie dazu im Fragenkatalog oben rechts auf „globaler“ Fragenkatalog.
Sie können im Fragenkatalog zwischen unseren mitgelieferten Vorlagen und Ihren eigenen Vorlagen hin und her wechseln.

Verarbeitungsverzeichnis bzw. Abteilungen/Aufgabengebiete:

Die Abteilungen bzw. Aufgabengebiete können nun zweistufig untergliedert werden. Sie können eine Abteilung einer anderen Abteilung per Drag&Drop unterordnen.
Sie müssen diese Funktion in den Unternehmenseinstellungen explizit aktivieren.
Sie können bei einzelnen Abteilungen nun angeben, dass diese nicht im Organigramm erscheinen sollen.
Verarbeitungen können nun mittels Drag & Drop in eine andere Abteilung verschoben werden, dabei werden Software, Hardware und Dokumente/Dateien in die neue Abteilung verschoben.
Vollständig ausgefüllte Verarbeitungen werden entsprechend markiert (siehe nächster Punkt).

Verarbeitungstätigkeiten:

Es steht nun ein vollständig überarbeitetes Fenster zur Erfassung/Bearbeitung von Verarbeitungstätigkeiten zur Verfügung.
Die notwendigen Angaben sind nun übersichtlicher in einzelne Punkte unterteilt.
Einzelne Punkte können als erledigt gekennzeichnet werden.
Die gesamte Verarbeitung kann nun als vollständig ausgefüllt gekennzeichnet werden. In der Übersicht der Verarbeitungen werden diese so gekennzeichneten Verarbeitungen entsprechend markiert.
Sie können nun innerhalb der Verarbeitung eine Prüfung auf Vollständigkeit ausführen. Offene Punkte werden in Listenform dargestellt, ein Doppelklick auf einen Eintrag wechselt in den entsprechenden Bereich.

Hauptblatt:

Wie für die Verarbeitungen steht nun auch für das Hauptblatt eine neue Ansicht zur Verfügung.
Sie können das Hauptblatt auf Vollständigkeit prüfen lassen.

Verarbeitungsverzeichnis nach Excel exportieren:

Sie können nun das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Excel exportieren.
Sie finden diese Funktion u.a. im Hauptmenü -> Reiter Start -> Weitere Funktionen -> Export Excel

Löschkonzept

Das Löschkonzept kann in Form einer Matrix (Betroffene, Datenkategorien, Aufbewahrungsfristen, Status des Datensatzes) nun grafisch dargestellt werden
Sie können die relevanten bzw. anzuzeigenden Fristen festlegen
Sie können innerhalb der Matrix verschiedene Stati zuweisen (in Verarbeitung, zu löschen, gelöscht, zu sperren, gesperrt, zu pseudonymisieren, pseudonymisiert, zu anonymisieren, anonymisiert)
Die Bezeichnungen und Farbgebungen der Stati können Sie bearbeiten
Die Löschmatrix können Sie als PDF-Dokument ausgeben lassen

Import Mitarbeiter:

Es können nun weitere Felder (private Daten) importiert werden. Verwenden Sie diese Informationen zur schnellen Erstellung von mitarbeiterbezogenen Dokumenten (z.B. Einwilligungen).

Hardware:

In der Übersicht der Hardware sehen Sie nun direkt an welche Verarbeitungen und an welche Abteilungen die HW zugewiesen wurde.
Innerhalb der Detailansicht der HW finden Sie einen neuen Reiter Zuweisungen. Auch dort sehen Sie, welchen Verarbeitungen und Abteilungen die HW zugewiesen wurde.
Bisher mussten Sie vor dem Löschen der Hardware zuerst alle Verknüpfungen manuell entfernen. Beim Löschen von Hardware innerhalb der Übersichtstabelle der HW werden nun alle Verknüpfungen automatisch entfernt.
Hinweis: Wird eine Hardware einer Verarbeitung zugewiesen, wird die HW damit auch automatisch der entsprechenden Abteilung zugeordnet.

Software:

In der Übersicht der Software sehen Sie nun direkt an welche Verarbeitungen und an welche Abteilungen die SW zugewiesen wurde.
Bisher mussten Sie vor dem Löschen der Software zuerst alle Verknüpfungen manuell entfernen. Beim Löschen von Software innerhalb der Übersichtstabelle der SW werden nun alle Verknüpfungen automatisch entfernt.
Hinweis: Wird eine Software einer Verarbeitung zugewiesen, wird die SW damit auch automatisch der entsprechenden Abteilung zugeordnet.

Sonstiges:

Im Bereich AV können Sie nun bei Ihren Kunden (den Verantwortlichen) angeben, ob diesen der Vertrag zugeschickt wurde und ob Sie den Vertrag wieder erhalten haben.
In der Übersicht über die TOM des Hauptblatts können Sie nun mehrere TOM auf einmal löschen (Auswahl mit gedrückter STRG-Taste).

Fehlerbehebungen:

Arbeitsbereich Abteilungen: Beim Doppelklick auf eine Abteilung wurde immer die erste Abteilung geöffnet.
Dokumentation: Beim Ausgeben der Bestandteile einer Datenkategorie, die innerhalb einer Verarbeitung abgeändert wurde, wurden manchmal die Standardwerte ausgegeben.
Startfenster, Import von TOM: Wurde beim Import von TOM angegeben, dass die bereits vorhandenen Werte gelöscht werden sollten, wurde diese Option einfach ignoriert und es wurde nichts gelöscht.
Startfenster, Zuweisen von TOM an eine vorhandene Datenbank: Die Option „ersetzen“ (der in der Datenbank bereits vorhandenen TOM) wurde ignoriert.

1.4.3.0 vom 24.05.2019

Verwaltungsfenster: Möglichkeit hinzugefügt, bei vergessenen Logins eine Übersicht mit dem admin-Login anzeigen zu lassen. Diese Daten können im Reiter „Einstellungen“ bearbeitet werden.

Verarbeitungen: Die Verarbeitungsnummern können nun 5 Stellen umfassen.

Benutzer-Logins: Wenn Sie im Verwaltungsfenster einen Benutzer anlegen, dessen Login und Passwort einem Benutzer innerhalb einer Mandantendatenbank entspricht, dann werden Sie automatisch eingeloggt.

Behobener Fehler: Der Reiter DSB wurde nicht korrekt angezeigt.

1.4.2.1 vom 23.05.2019

Hotfix: Es konnten nur 9 Mitarbeiter in den neuen Versionen angelegt werden, das ist nun behoben.

1.4.2.0 vom 22.05.2019

Entfernung der bisherigen „blauen“ Standard-Version. Die bisherige „orangene“ Pro-Version wird die neue Standard-Version. Zukünftig gibt es keine Funktionsunterschiede zwischen den Versionen mehr. Der Unterschied besteht nur noch in der Anzahl der mitgelieferten Mandanten.

Dieses Update beinhaltet in erster Linie allgemeine Verbesserungen und Fehlerbehebungen sowie Vorbereitungen auf Version 1.5.0.0.

Neue Funktionen:

Löschfristen im Hauptblatt und in der Verarbeitung: Die Aufbewahrungsfristen können nun in den Text des Löschkonzepts übernommen werden.
Verwaltungsfenster:
Datenbanken können nun als ausgecheckt markiert werden, so dass die Bearbeitung der Datenbank erst wieder nach dem Einchecken möglich ist. Diese Funktion ist hilfreich, wenn ein DSB eine Datenbank mit zu seinem Kunden nimmt. Durch das Auschecken sehen die anderen DSB, dass die Datenbank vorübergehend nicht zur Verfügung steht.
Tutorial hinzugefügt, das die grundlegende Erstellung eines Kontakts mitsamt einer Datenbank erklärt
Dokumentenverwaltung:
Ordner, deren Bezugsdatensatz gelöscht wurde, können nun auch gelöscht werden.
Benutzer:
Nur Benutzer mit der Eigenschaft „Datenschutzbeauftragter“ sehen den Reiter „DSB“ mit den Audits

1.4.1.0 vom 18.04.2019

Fehlerbehebungen:

Standardversion:
In Version 1.4.0.0 wurde die abweichende Pfadangabe zur Datenbank ignoriert und immer das Standardverzeichnis verwendet.
Pro-Version:
Die im Startfenster neu eingeführten Rechte funktionieren nun korrekt.
Das Startfenster wurde auf 4K-Monitoren zu klein dargestellt, das ist nun behoben.

Sonstiges:

Optische Anpassung der eigentlichen Datenschutzverwaltung an das neue Startfenster der Pro-Version.

Nur Pro-Version:

Aktivierungsfenster um die Funktion ergänzt, weitere Arbeitsplätze anzubinden.
Neue Anleitung zum Anbinden weiterer Arbeitsplätze hinzugefügt, diese kann im Startfenster aus dem Reiter Einstellungen und aus dem Aktivierungsfenster heraus aufgerufen werden.

1.4.0.0 vom 11.04.2019

Alle Versionen:

Auswahl TOM: Wenn Sie TOM einer Verarbeitung zuweisen, sehen Sie nun auch, welche TOM der Verarbeitung bereits zugewiesen wurden.
Die 3 Reiter Software, Hardware und Dokumente/Dateien wurden in einem einzigen Reiter zusammengefasst.
Allgemeine Verbesserungen und Fehlerbehebungen.

Neue Funktionen in den Pro-Versionen:

Verarbeitungen des Auftragsverarbeiters:
Es können nun auch die Verarbeitungen des Auftragsverarbeiters verwaltet werden, die Funktionen finden Sie im neuen Reiter AV im Hauptmenü.
In den Übersichtstabellen der Verarbeitungen sind nun 3 neue Spalten zu sehen, die anzeigen, ob es sich um eine Verarbeitung des Verantwortlichen oder um eine Verarbeitungs des Auftragsverarbeiters handelt. Bei Verarbeitungen des AV ist außerdem ersichtlich, ob es sich um eine kundenspezifische Verarbeitung handelt.
In der Hauptübersicht der Verarbeitungen können Sie unterhalb der Tabelle die anzuzeigenden Verarbeitungen festlegen: alle Verarbeitungen, nur Verarbeitungen des Verantwortlichen, nur Verarbeitungen des Auftragsverarbeiters.
Die automatische Nummerierung der Verarbeitungen hängt von der gewählten Anzeigeart ab (siehe vorheriger Punkt). Es werden entweder alle Verarbeitungen fortlaufend durchnummeriert oder nur die Verarbeitungen des Verantwortlichen bzw. des Auftragsverarbeiters.
Innerhalb der Verarbeitung kann nun festgelegt werden, ob es sich um eine Verarbeitung des Verantwortlichen oder um eine Verarbeitung des AV handelt. Wenn es sich um letzteres handelt, können Sie zudem festlegen, ob die Verarbeitung kundenspezfisch ist. Wenn ja, wird ein weiterer Reiter eingeblendet, in dem Sie die entsprechenden Kunden zuweisen können.
Sie können Kategorien von Dienstleistungen anlegen und diesen Verarbeitungen zuweisen. Diese Dienstleistungskategorien können Sie wiederum den Kunden zuweisen.
Sie können Kunden außerdem kundenspezifische Verarbeitungen zuweisen.
Sie können Kundengruppen anlegen. Einer Kundengruppe können mehrere Dienstleistungskategorien zugewiesen werden. Wenn Sie einem Kunden dann eine Kundengruppe zuweisen, werden die dazugehörenden Dienstleistungskategorien automatisch zugewiesen.
Import von Kunden aus einer Excel-Tabelle, eine Beispieldatei kann aus dem Importfenster aufgerufen werden.
Sie können beim Import von Kunden auch direkt eine Kundengruppe zuweisen, dann werden die Dienstleistungen nach dem Import den Kunden automatisch zugewiesen. Die entsprechenden Kundengruppen müssen vor dem Import angelegt werden.

Vollständige Überarbeitung des Startfensters:
Eine ausführliche Anleitung können Sie direkt aus dem Fenster aufrufen.
Automatischer Import der vorhandenen Daten:
Wenn Sie mit einer vorherigen Version gearbeitet haben, werden alle Datenbanken importiert. Für jede Datenbank wird automatisch ein Kontakt angelegt, dabei werden die Daten aus der jeweiligen Datenbank verwendet.
Wahl zwischen einfacher Ansicht (ähnelt dem alten Startfenster) und dem vollständigen Modus (es stehen alle neue Funktionen zur Verfügung). Die Auswahl können Sie in den Einstellungen jederzeit ändern.
Die Prüfung, ob es eine neue Version gibt, findet nun im Startfenster fest. Sie können zwischen automatischer Prüfung (bei jedem Start) und manueller Prüfung wählen.

Kontaktverwaltung:
Neben den Mandanten können Sie hier nun alle anderen relevanten Kontakte verwalten.
Sie können nach Kontakten suchen.
Die Kontaktarten (z.B. Mandant, Aufsichtsbehörde, Interessent etc.) können Sie nach Belieben anpassen.
Sie können Kontakte anderen Kontakten unterordnen, z.B. zur Abbildung von Unternehmen mit einem Hauptsitz und Filialen.
Zuordnung von Datenbanken: Jedem Kontakt kann eine Datenbank zugeordnet werden bzw. eine neue Datenbank für den Kontakt erstellt werden.
Sie sehen alle Aktivitäten eines Kontakts und können direkt neue Aktivitäten für einen Kontakt anlegen.
Wenn Sie eine neue Datenbank für einen Kontakt anlegen, können Sie die Kontaktdaten automatisch eintragen lassen.
Sie können die Datenbank aus der Kontaktliste aufrufen.
Kontakte können aus einer Excel-Liste importiert werden.

Datenbankverwaltung:
Eigene Übersicht über die vorhandenen Datenbanken.
Sie können nach Datenbanken suchen.
Sie können von hier aus neue Datenbanken anlegen und einem bestehenden Kontakt zuweisen.
Sie können von hier aus Datenbanken exportieren, importieren und duplizieren.
Beim Duplizieren müssen Sie einen bestehenden Kontakt auswählen, dem die Datenbank zugewiesen werden soll. Die Daten des Kontakts können in die Datenbank übernommen werden.

Aktivitätsverwaltung:
Sie können nun Aktivitäten (z.B. Termine oder ToDos) zentral verwalten.
Aktivitäten können einem Kontakt zugeordnet werden (auch nachträglich) oder kontaktunabhängig bestehen.
Die Aktivitätsarten (z.B. Termin, ToDo, Audit etc.) können Sie nach Belieben anpassen.
Kennzeichnung von fakturierbaren/fakturierten Aktivitäten.
Anzeige von Aktivitäten im Kanban-Board.
Export der Aktivitäten nach Excel, zum Beispiel zum Erstellen eines Tätigkeitsnachweises.
Innerhalb einer Mandantendatenbank können Sie Aktivitäten erstellen, die im Startfenster erscheinen. Diese Funktion finden Sie im Hauptfenster oben rechts (unter der blauen Schaltfläche mit dem Names des Mandanten).

Kanban Board:
Sie können die Aktivitäten effektiv im Kanban-Board verwalten, das aus drei Bereichen besteht: offene Aktivtäten, Aktivitäten in Bearbeitung und abgeschlossene Aktivitäten.
Sie können per Drag&Drop die Aktivitäten einfach in den entsprechenden Bereich ziehen, der Bearbeitungsstatus wird automatisch geändert.
Sie können die Detailansicht jeder Aktivität direkt aus dem Board öffnen.
Wenn die Aktivität einem Kontakt zugeordnet ist, können Sie direkt den Kontakt öffnen.

Zentrale Verwaltung von TOM:
TOM können nun im Startfenster zentral verwaltet werden.
Zuweisung der TOM an die Kunden-Datenbanken. Dabei können Sie wählen, ob die bestehenden TOM ersetzt oder ergänzt werden sollen.
Zugriff innerhalb der Mandanten-Datenbank auf die zentralen TOM und Übernahme in die geöffnete Datenbank möglich. Sie können dazu zwischen den lokalen TOM (d.h. in der Mandantendatenbank gespeicherte TOM) und den globalen TOM (d.h. die im Startfenster angelegten TOM) hin- und herschalten.
Automatische Erstellung der Kategorien nach BDSG neu möglich.
Umordnung von TOM an die Kategorien per Drag&Drop möglich.
Import von TOM aus einer CSV-Datei möglich (Mustervorlage verfügbar). Dabei können Sie entweder TOM mit Kategorien importieren oder nur TOM importieren, die einer bereits bestehenden Kategorie zugewiesen werden können.

Zentrale Verwaltung von Rechtsgrundlagen:
Sie können im Startfenster eigene Rechtsgrundlagen anlegen.
Zuweisung der Rechtsgrundlagen an die Datenbanken (auch hier ergänzen und ersetzen möglich)
Innerhalb der Mandanten-Datenbank können Sie auf die zentralen Rechtsgrundlagen zugreifen.

Benutzerverwaltung:
Sie können für das Startfenster die Benutzerverwaltung aktivieren, indem Sie einen Benutzer anlegen.
Diese Benutzerverwaltung ist unabhängig von der Benutzerverwaltung innerhalb der einzelnen Mandantendatenbanken.
Sie können den Benutzern Rechte zuweisen (z.b. neue Kontakte anlegen/bearbeiten/löschen, Datenbanken bearbeiten oder nicht etc.)
Sie können einzelnen Benutzern bestimmte Kontakte bzw. Datenbanken zuweisen, die diese sehen und bearbeiten können. Alle anderen Kontakte bzw. Datenbanken stehen für diesen Benutzer dann nicht zur Verfügung.

Vollständige und einfache Ansicht:
Wenn Sie die neuen Funktionen zur Kontaktverwaltung, Aktivitätsverwaltung, Kanban-Board, Verwaltung der Werte nicht benötigen, können Sie die einfache Ansicht verwenden.
In der einfachen Ansicht müssen nur der Mandantenname und der Datenbankname angegeben werden, anschließend kann die Datenbank bearbeitet werden.
In den Einstellungen kann jederzeit zwischen den Ansichten gewechselt werden.

Mitarbeiter:
Neue Felder für zusätzliche Angaben wie Anrede, private Anschrift etc. hinzugefügt.
Textvariablen für Mitarbeiter hinzugefügt. Diese können Sie sich anzeigen lassen, indem Sie in der Detailansicht eines Mitarbeiters die Schaltfläche „Textvariablen“ anklicken.
Die Textvariablen können ausgwählt und in ein geöffnetes Dokument eingefügt werden. Unterstützt werden Microsoft Word, LibreOffice Writer und SoftMaker TextMaker.
Wenn Sie ein docx-Dokument auf die Tabelle „Dokumente“ in der Detailansicht des Mitarbeiters ziehen, werden Sie gefragt, ob möglicherweise enthaltene Textvariablen ersetzt werden sollen.
Dadurch können Sie möglichst einfach bspw. Mitarbeiterverarbeitungen erstellen.
Im Vorlagenordner finden Sie zwei Beispieldokumente mit einigen Textvariablen (DSB_Berufung_V1.docx und DSB_Berufung_V2.docx).

Dokumentenverwaltung:
Im Hauptmenü, Reiter Start finden Sie eine neue Schaltfläche „Dokumente“. Dadurch gelangen Sie in die Übersicht aller Dokumente. Sie können auch hier per Drag&Drop den einzelnen Datensätzen Dokumente zuweisen.
In der Dokumentenverwaltung stehen gebündelt alle verfügbaren Datensätze zur Verfügung, denen Sie Dokumente zuweisen können. D.h. Sie müssen nicht erst die Detailansicht des jeweiligen Datensatzes öffnen.
Sie können nun den einzelnen Datensätzen beliebig viele Dokumente zuweisen.
Für jede(n) Standort, Mitarbeiter, Software, Hardware, TOM, Verarbeitung etc. werden automatisch Ordner erzeugt.
Dokumente können in den einzelnen Datensätzen per Drag & Drop auf die Dokumententabelle zugewiesen werden.
Wenn Sie hier einem Mitarbeiter-Ordner ein docx-Dokument mit Textvariablen zuweisen, können diese automatisch ersetzt werden (gleiche Funktion wie oben unter Punkt Mitarbeiter beschrieben).
Bereits hinterlegte Dokumente werden automatisch in die neue Dokumentenverwaltung kopiert, die bisherigen Felder für die Verlinkung von Dokumenten sind nicht mehr sichtbar.
Die Dokumente werden in einem Unterordner „Dokumente“ des Datenbankordners verwaltet.
Verlinkte Dokumente können an einen anderen Speicherort extrahiert werden.
Sie können zu jedem Dokument Angaben wie Versionsnummer, Bearbeitungsstatus, Autor etc. angeben.
Sie können aus der Dokumentenverwaltung heraus direkt den entsprechenden Datensatz aufrufen.

Import von Software aus einer Excel-Tabelle, eine Beispieldatei kann aus dem Importfenster aufgerufen werden.

Eigene Rechtsgrundlagen in den Verarbeitungen anlegen und auswählen, zudem Zugriff auf die globalen Rechtsgrundlagen (siehe oben).

Verarbeitungsverzeichnis:
In der Übersicht der Verarbeitungen sehen Sie nun, ob es sich um die Verarbeitung des Verantwortlichen oder des AV handelt.
Unterhalb der Übersicht können Sie festlegen, welche Verarbeitungen angezeigt werden sollen (alle VT, nur VT des Verantwortlichen, nur VT des Auftragsverarbeiters).
Die automatische Neunummerierung der Verarbeitungen hängt von der Anzeige ab (es werden alle VT aufsteigend neu nummeriert, es werden nur die VT des Verantwortlichen neu nummeriert, es werden nur die VT des AV neu nummeriert).

1.2.1.0 vom 06.12.2018

Neue Funktion:

Admin-Login:

Da nach der Aktivierung der Benutzerverwaltung viele Benutzer nicht darauf geachtet haben, wie das Login lautet oder das angegebene Login vergessen haben, können Sie nun das Admin-Login verwenden. Standardmäßig lauten Login und Passwort „admin“, geben Sie diese Werte ein öffnet sich die Übersicht über die Benutzer, in der Sie auch das Passwort zurücksetzen können.
Die standardmäßigen Werte des Admin-Logins können (und sollten) Sie in den Unternehmenseinstellungen abändern. Wechseln Sie dazu in den Reiter „Konfiguration“ -> „Unternehmen“. Im unteren Reiter „Einstellungen“ -> „Admin-Login“ können Sie die Werte anpassen.

Behobene Fehler:

Es wurden fälschlicherweise Datensätze als in Bearbeitung angezeigt, obwohl das nicht der Fall war. Auch das Entsperren hat nicht geholfen. Dieser Fehler ist behoben, die Sperren sollten nun überall korrekt gesetzt und entfernt werden.
Login-Fenster: Wenn in Windows die Anzeigeinstellungen auf mehr als 100% gesetzt wurden, waren nicht alle Felder sichtbar. Das sollte nun nicht mehr passieren, Sie können das Fenster nun von der Größe anpassen.

Sonstiges:

Benutzerverwaltung: Beim Einrichten eines Benutzers wird Ihnen nun explizit das Login noch einmal angezeigt.

1.2.0.0 vom 20.11.2018

Neue Funktionen und Änderungen:

Hardware:

In der Übersichtstabelle der Hardware sehen Sie nun direkt, welchem Mitarbeiter Hardware zugewiesen wurde (bei BYOD und COPE).
In der Übersichtstabelle sehen Sie nun auch die zugewiesene Räumlichkeit
Bei der Auswahl von COPE können Sie nun auch die Abteilung und die Räumlichkeit angeben (es könnte dabei sinnvoll sein, einen „Raum“ „wechselnd“ o.ä. anzulegen, da der Mitarbeiter die Hardware an verschiedenen Orten (im Büro und zu Hause) verwenden kann).

Software:

Sie können nun zentral innerhalb der Software die Beschreibungstexte ändern, die in den Verarbeitungstätigkeiten hinterlegt sind.

Benutzerverwaltung aktiviert:

Bisher konnte die Datenschutzverwaltung nur von einem Benutzer bedient werden. Nun können weitere Benutzer angelegt werden (je Benutzer ist eine Erweiterungslizenz notwendig).
Benutzer müssen nun Sicherheitsfragen hinterlegen, um beim Verlust oder Vergessen des Passwortes dieses zurücksetzen zu können.
Locking von Datensätzen: Wird ein Datensatz von einem Benutzer bearbeitet, kann dieser Datensatz nicht von einem anderen Benutzer geöffnet werden. Es erscheint dann ein Hinweis. Sobald der erste Benutzer die Bearbeitung beendet, wird der Datensatz wieder freigegeben und kann von einem anderen Benutzer bearbeitet werden.
Locking aufheben: Da es durch verschiedene Umstände passieren kann, dass ein gesperrter Datensatz nach der Bearbeitung nicht korrekt entsperrt wird (Netzwerkausfall, Stromausfall, Programmfehler), können gesperrte Datensätze auch manuell wieder freigegeben werden. Sie finden diese Funktion im Hauptmenü im Reiter Konfiguration -> Sperren

Aufgaben:

Aufgaben können nun den Benutzern zugewiesen werden.
Sie können in der Benutzerverwaltung den Benutzern das Recht zuweisen die Aufgaben anderer Benutzer sehen zu können. Wird dieses Recht nicht zugewiesen, dann sieht der Benutzer nur seine eigenen Aufgaben, andernfalls kann er wählen, wessen Aufgaben er angezeigt bekommen will.

Verzeichnis der Verarbeitungen:

Die Reihenfolge der Verarbeitungen wird nun korrekt dargestellt.
Sie können nun alle Verarbeitungen einer Abteilung auf einmal aktivieren bzw. deaktivieren.

Dokumentation erstellen:

Es werden ab sofort nur noch die aktiven Verarbeitungen bei der Erstellung der Dokumentation berücksichtigt. Bisher wurden auch die inaktiven Verarbeitungen gedruckt, was von der Beschreibung in der Anleitung abweicht.
In der erzeugten PDF-Datei wird nun eine Fußzeile mit Seitennummern und dem Erstellungsdatum angezeigt.
Sie können nun festlegen, ob das Verzeichnis in einem Dokument (also wie bisher) oder separate Dokumente (Hauptblatt und Verarbeitungen je Abteilungen) erstellt werden sollen.
Es wird am Anfang des Dokuments ein Inhaltsverzeichnis eingefügt, wenn das gesamte Verzeichnis in einem Dokument erstellt wird. Wird das Dokument abteilungsweise erstellt, wird das Inhaltsverzeichnis als separates Dokument erstellt.

Hauptblatt:

Auswahl der Aufsichtsbehörde: Sie können nun direkt die entsprechende Website aufrufen

Zusätzliche Neuerungen/Änderungen in der Pro-Version:

Logo hinterlegen:

Sie können nun im Hauptfenster ein Logo hinterlegen und eine URL angeben, die beim Klick auf das Logo aufgerufen werden soll. Sie können das Logo in den Einstellungen des Unternehmens festlegen (Reiter Konfiguration -> Unternehmen, dort im Fenster im unteren Reiter Einstellungen -> Logo).
Um Platz für das Logo zu machen, wurde die Schaltfläche für die externen Empfänger in den Reiter Unternehmensstruktur verschoben.

Datenimport:

Es können nun Mitarbeiter und Hardware importiert werden.
Die Daten müssen in einer Excel-Tabelle vorliegen, Beispieldateien können Sie aus dem Programm heraus aufrufen und finden Sie im Installationsordner.
Die Funktionen zum Import finden Sie direkt in den Übersichten der Mitarbeiter bzw. der Hardware und im Leitfaden.

Datentransfer zwischen den Datenbanken:

Daten können nun aus anderen Datenbanken in die geöffnete Datenbank kopiert werden. Sie finden diese Funktion im Reiter DSB -> Daten kopieren
In diesem Update können Dokumente&Dateien, Software, Auditfragen, Datenkategorien und betroffene Personengruppen transferiert werden. Weitere Kopiermöglichkeiten folgen.

Auditfragenkatalog:

Bedienung grundsätzlich verbessert, nach dem Bearbeiten eines Datensatzes wird nun nicht mehr hin- und hergesprungen
Überarbeitung der Auditfragen: Sie können nun die Art der Antwort festlegen (reine Textantwort, Auswahlantwort mit einer möglichen Antwort, Auswahlantwort mit mehreren möglichen Antworten).
Auditfragen können nun mit einem Punktesystem versehen werden, die Punkte hängen dabei von der Antwort ab. Das Bewertungsschema können Sie frei festlegen.
Eine Anleitung können Sie aus dem Programm heraus aufrufen (aus den Reitern Audit und Auditfragenkatalog).
Weitere Funktionen für Audits folgen in weiteren Updates.

Audit:

Vorabfragen:
Sie können nun ein PDF-Dokument mit den Auditfragen und ausfüllbaren Textfeldern für die Antwort erstellen lassen. Dieses Dokument können Sie bspw. als Vorbereitung für ein Audit verwenden, um vorab notwendige Informationen abzufragen.
Sie finden diese Funktion im Reiter Audit, öffnen Sie das entsprechende Audit und drücken Sie „Vorabfragen“. Der Text im Feld „Beschreibung“ wird als Titel für das Dokument verwendet.

Kategorie löschen:
Beim Löschen einer Kategorie werden nun alle untergeordneten Fragen automatisch gelöscht und müssen nicht mehr zuerst manuell gelöscht werden.

Beim Schließen der Datenbank eines Mandanten wird nun wieder die Mandantenauswahl angezeigt.

Sonstiges:

Der Preis der Standardversion für Unternehmen ohne DSB wird auf 49,00 EUR netto angehoben.
Für interne Datenschutzbeauftragte haben wir als Alternative zur bisherigen Professional-Version mit 10 Mandanten eine weitere Version hinzugefügt.

Behobene Fehler:

Überarbeitung der im letzten Update geänderten Dokumente für das Verzeichnis. Es konnte u.U. vorkommen, dass manche Daten unsichtbar ausgegeben wurden, d.h. es waren nicht alle Daten sichtbar. Teilweise sind auch Leerzeichen „verschwunden“, auch das ist behoben.

1.1.0.0 vom 29.08.2018

Hotfix: Wegen eines Tippfehlers in der Versionsnummer (1.0.10.0 statt 1.1.0.0) hat die Prüfung auf eine neue Version nicht richtig funktioniert

1.0.10.0 vom 28.08.2018

Verarbeitungstätigkeiten:

Die Verarbeitungstätigkeiten können nun aus dem Verarbeitungsverzeichnis heraus neu nummeriert werden (mit Schrittweite 1 oder 10).
Externe Datenübermittlung: Wenn bei einem Eintrag die Kategorie fehlt, werden Sie durch einen entsprechenden Hinweis darauf aufmerksam gemacht.
Der Name der Verarbeitungstätigkeit wird nun immer auf der rechten oberen Seite (über der Hilfe) angezeigt.
Im Verarbeitungsverzeichnis ist nun sofort ersichtlich, ob für eine Verarbeitung eine Datenschutzfolgenabschätzung durchgeführt wurde.

Dokumentation des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten:

Vollständige Überarbeitung der Dokumentation, es werden zukünftig nur noch relevante Daten angezeigt bzw. ausgegeben. Bisher wurden bspw. immer leere Felder für Datenübermittlung angezeigt, auch wenn keine Datenübermittlung stattfindet. Diese Felder nur noch angezeigt, wenn es auch eine Übermittlung gibt.

Pro-Version:

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten kann nun optional als rtf-Dokument ausgegeben werden, d.h. Sie können das Dokument nach der Erstellung anpassen (um z.B. ein Logo hinzuzufügen).
Sie können nun aus dem Verwaltungsfenster der Mandanten den Speicherpfad von bestehenden Datenbanken ändern.

Außerdem wurden weitere Verbesserungen vorgenommen und Fehler behoben.

1.0.9.0 vom 06.07.2018

Neue Funktionen:

Leitfaden zur Erstellung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten: In einem neuen Arbeitsbereich werden Sie nun schrittweise durch die Erstellung des Verzeichnisses geführt. Sie finden diese Funktion im Hauptmenü im Reiter Start (Schaltfläche mit Erste-Hilfe-Symbol).
Die rechtlichen Grundlagen der Verarbeitungen wurden um die entsprechenden Rechtsgrundlagen nach dem BDSG neu ergänzt.
Reiter Verfahrensverzeichnis: Sie können nun Verarbeitungstätigkeiten in andere Abteilungen duplizieren.

1.0.8.0 vom 27.06.2018

Neue Funktionen:

Schnellzuweisung von Software, Hardware, Dokumenten und Dateien an Verarbeitungstätigkeiten: Bisher konnten diese Daten nur zugewiesen werden, indem Sie die jeweilige Verarbeitung geöffnet haben. Nun können Sie diese Daten wesentlich schneller zuweisen. Sie finden diese Funktion in den Reitern des Verarbeitungsverzeichnisses, der Software, der Hardware und der Dokumente/Dateien (Schaltfläche „Schnellzuweisung“).
Grafische Darstellung der Verarbeitungstätigkeiten: In diesem Diagramm sehen Sie die einer Verarbeitung zugewiesenen Betroffenen, Datenkategorien, internen und externen Empfänger, gemeinsam Verantwortliche, Software etc.. Diese Funktion können Sie im Reiter des Verzeichnisses und in der neuen Schnellzuweisung aufrufen (Schaltfläche „Diagramm“).
Sie können nun die Auswahl der Abteilungen, die bei der Ersteinrichtung angezeigt wurde, jederzeit wieder aufrufen. Sie finden diese Funktion im Reiter Unternehmensstruktur -> Abteilungen -> Schaltfläche „Auswahl öffnen“.
In der Verarbeitung können Sie bei der Angabe der gemeinsam Verantwortlichen nun auf die Werte der externen Empfänger zugreifen und diese einfach übernehmen.
Tabellen nach Excel exportieren: Sie finden nun in vielen Übersichten (bspw. Mitarbeiter oder Hardware) die Möglichkeit, die entsprechende Tabelle nach Excel bzw. ins xls-Format zu exportieren.
Sie können nun in Software, Hardware, Dokumente/Dateien eine Beschreibung angeben, die dann automatisch in das entsprechende Feld einer Verarbeitungstätigkeit übernommen wird.
Sie können nun festlegen, ob bei der Anlage von Mitarbeitern eine Personalnummer angegeben werden muss oder nicht. Außerdem können Sie festlegen, ob die Personalnummer eindeutig sein muss oder nicht. Sie finden diese Optionen in den Einstellungen des Unternehmens (Hauptmenü Reiter Konfiguration -> Schaltfläche Unternehmen).

Sonstiges:

Im letzten Update kam die Möglichkeit hinzu, Mitarbeitern beliebige Dokumente zuweisen zu können. Was vergessen wurde, war der Hinweis wie das geschehen muss: Ziehen Sie die entsprechenden Dokumente einfach per Drag&Drop aus dem Windows Explorer auf die Tabelle der Dokumente.
In den Verarbeitungstätigkeiten wurde im Reiter TOM die Erstellung des Textes überarbeitet. Der angegebene Text wird nun im PDF-Dokument angezeigt.
In den Datenkategorien wurde die Anzahl möglicher Zeichen für die Bestandteile/Datenfelder der Kategorie erhöht.
Wenn in der Verarbeitung angegeben wird, dass es keine internen oder externen Empfänger gibt, dann wird das nun auch so in der PDF-Datei angegeben.

Behobene Fehler:

Es konnte vorkommen, dass bei einigen Datensätze das Anlagedatum und der Namen des Anlegenden nicht angezeigt wurden. Das ist nun behoben.

1.0.7.0 vom 13.06.2018

Neue Funktionen:

Mitarbeitern können nun beliebig viele Dokumente zugewiesen werden, z.B. Vertraulichkeitsverpflichtungen oder Regelungen über BYOD-Geräte
Cockpit: Sie können nun mehrere Aufgaben auf einmal löschen. Um mehrere Einträge auszuwählen verwenden Sie die Hochstelltaste oder die STRG-Taste in Kombination mit der linken Maustase. Um alle Einträge auszuwählen, drücken Sie STRG+A.
Dokumente/Dateien können nun dupliziert werden
Ändern des Speicherorts der Datenbank: Sie können nun den Speicherort der Datenbank ändern. Rufen Sie dazu im Hauptmenü den Reiter Konfiguration -> Unternehmen auf. Sie sehen dort einen neuen Reiter „Speicherort Datenbank“ (die Funktion steht nur in der Standardversion zur Verfügung, in der Pro-Version können Sie den Speicherort im Startfenster festlegen)

Sonstiges:

Das Löschen einer Abteilung mit bereits zugewiesenen Verarbeitungstätigkeiten ist nicht mehr möglich, es wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.
Beim Erstellen der PDF-Datei für das Verzeichnis wird nun ein Wartedialog angezeigt. Dieser schließt sich nach der Fertigstellung automatisch.
TOM in der Übersicht, im Hauptblatt und in den Verarbeitungstätigkeiten werden nun strukturiert und dadurch übersichtlicher angezeigt.
Hardware zur einer Verarbeitung hinzufügen: Die Hardware ist nun nach der Hardwareart geordnet.
Im Organigramm werden nun auch die Abteilungsleiter, Verantwortliche für Datenschutz und deren Vertreter angezeigt.

Behobene Fehler:

Im Ausdruck des Hauptblatts wurde unter dem Punkt Datenschutzbeauftragter der Vorname sowohl im Feld Name als auch im Feld Vorname angezeigt. Nun wird der Vorname nur noch einmal angezeigt.
Falls Sie Abteilungen gelöscht haben, denen bereits Verarbeitungen zugewiesen wurden, werden die entsprechenden Verarbeitungen nun automatisch entfernt. Zukünftig können keine Abteilungen mehr gelöscht werden, solange noch Verarbeitungen zugeordnet sind.

1.0.6.5 vom 28.05.2018

Sonstiges:

Neue Version direkt herunterladen: Der ausgewählte Speicherort wird nun auf Gültigkeit geprüft.

Behobene Fehler:

Im Ausdruck der Verarbeitung wurde unter Punkt 12 „Zum Einsatz kommende Software, Hardware…“ ein falscher Text (genau falsch herum) angezeigt. Das ist nun behoben.
Hardware: Bei der Angabe COPE wurde der Mitarbeiter nicht angezeigt, das ist korrigiert.
Cockpit: Prüfung der Verarbeitungen: In manchen Fällen konnte es vorkommen, dass eine Aufgabe wegen fehlender Dokumente/Dateien erstellt wurde, obwohl diese bereits angegeben wurden. Das ist behoben.

1.0.6.0 vom 23.05.2018

Neue Funktionen:

Generator für die Datenschutz-Erklärung für Websiten: Sie finden diesen im Hauptmenü im Reiter Hilfe. Vor der ersten Verwendung müssen Sie dieses Modul aktualisieren, drücken Sie dafür die entsprechende Schaltfläche. Beim Aktualisieren werden die zum jeweiligen Zeitpunkt verfügbaren Bausteine geladen. Führen Sie die Aktualisierung in Zukunft regelmäßig aus, um immer die aktuellste Version der Bausteine zu haben.
Verwaltung mehrerer Firmen mit der Standardversion: Es können nun bis zu 3 Firmen verwaltet werden, für jede weitere Firma ist eine weitere Lizenz notwendig. Falls Sie diese Option wahrnehmen wollen, erwerben Sie bitte die entsprechenden Erweiterungslizenzen in unserem Webshop.

Sonstiges:

PDF-Datei: Es werden nun auch längere Angaben (z.B. Abteilungsname in einer Verarbeitung) vollständig dargestellt und nicht mehr abgeschnitten.
Übersicht Hardware: Die Einträge für Hardware werden nun nach Arten (bspw. Drucker, Desktop etc.) gruppiert
Verarbeitung: Es kann nun angegeben werden, dass es keine internen und/oder externen Empfänger gibt. Dadurch werden diese bei der Prüfung auf Vollständigkeit ignoriert.

Behobene Fehler:

PDF-Datei für eine Verarbeitung: Der generelle Verweis auf die Anlage bei Software, Hardware und Dokumente/Dateien ist nun spezifischer. Werden bspw. keine Dokumente/Dateien bei einer Verarbeitung erstellt, wird darauf auch entsprechend hingewiesen. Nur wenn Dokumente/Dateien erstellt werden, wird auf die entsprechende Anlage verwiesen.
Räumlichkeiten: Wurde einer Räumlichkeit eine Sicherungsart zugewiesen, wurde diese Räumlichkeit in der Übersicht falsch dargestellt. Das ist behoben.
PDF-Datei des Audit-Fragebogens: Die Uhrzeiten werden nun korrekt dargestellt.
Reiter Dokumente-Sicherungsarten: Bei einem Doppelklick kam es u.U. zu einer Fehlermeldung, das ist behoben.
Abteilungen: Zuweisung des Vertreters des Verantwortlichen für den Datenschutz: Hier wurde nach der Zuweisung ein falscher Wert angezeigt, das ist behoben.
Cockpit: Beim Prüfen der Verarbeitungen auf Vollständigkeit wurde immer eine Aufgabe erstellt, auch wenn alle Angaben vorhanden sind. Das ist behoben.
TOM-Auswahl: Im Bearbeitungsmodus konnte es zu einem Fehler kommen, der nun behoben ist.

1.0.5.0 vom 12.05.2018

Neue Funktionen:

Hardware kann nun dupliziert werden, Serien- und Inventurnummer werden dabei nicht dupliziert
Dokumente/Dateien: Es kann nun angegeben werden, ob das Dokument/die Datei erstellt oder empfangen wird.
Aufbewahrungsfristen:
Es stehen nun über 200 Aufbewahrungsfristen zur Verfügung, die möglicherweise personenbezogene Daten enthalten können.
Die Fristen können nun durchsucht werden
Die Fristen können sowohl im Hauptblatt als auch in den Verarbeitungstätigkeiten im Reiter Datenlöschung aufgerufen werden
Datenschutzbeauftragten suchen: Wenn Sie einen externen Datenschutzbeauftragten suchen, können Sie sich nun in eine Datenbank eintragen. Diese Datenbank kann nur von den DSB, die die Professionalversion einsetzen, eingesehen werden. Sie können sich jederzeit wieder austragen, die Daten werden verschlüsselt gespeichert. Sie finden diese neue Funktion im Reiter Hilfe.
TOM-Auswahl:
Es können nun die Kategorien bearbeitet und neue Kategorien angelegt werden.
Es können neue TOM zur Auswahl hinzugefügt werden.
Die TOM können per Drag&Drop anderen Kategorien zugewiesen werden.
Um die Bearbeitung zuzulassen, müssen Sie in den Bearbeitungsmodus wechseln. Verwenden Sie dazu das entsprechende Optionsmenü auf der rechten Fensterseite.
DSGVO: Um die Erwägungsgründe ergänzt. Sie sehen zu jedem Artikel die passenden Erwägungsgründe, ein Doppelklick zeigt den jeweiligen Text an. Sie können sich auch alle Erwägungsgründe in einer Liste ansehen.

Zusätzliche Neuerungen in der Professional-Version:

Sie können nun den Speicherort der anzulegenden Datenbanken selbst festlegen.
Potentielle Kunden suchen: Das Gegenstück zur oben aufgeführten Funktion. Sie können die Einträge von Benutzern der Standardversion einsehen, die einen externen DSB benötigen. Sie finden diese neue Funktion im Reiter DSB.

Behobene Fehler:

PDF-Datei: Im Ausdruck der Hardware waren Seriennummer und Inventurnummer vertauscht, das ist nun korrigiert. Sehr lange E-Mail-Adressen werden nun nicht mehr abgeschnitten.
Beim Bearbeiten einer Hardware aus einer Abteilung heraus kam es zu einem Fehler, der nun behoben ist

1.0.4.0 vom 02.05.2018

Neue Funktionen:

Datenschutz-Folgenabschätzung: Die bisher sehr rudimentäre DSFA wurde vollständig überarbeitet und wurde um die Empfehlungen der Artikel-29-Gruppe erweitert. Sie finden die neue DSFA im gleichnamigen Reiter der Verarbeitungen -> Unterreiter Dokumentation -> Schaltfläche DSFA durchführen
Datenflüsse grafisch darstellen: Sie können nun auch die Datenflüsse extern zu intern abbilden
Im Hauptblatt wurde im Reiter Datenschutzbeauftragter eine Auswahl der deutschen Aufsichtsbehörden für die einzelnen Bundesländer hinzugefügt.
Beim Erstellen des PDFs aus einer Verarbeitungstätigkeit wird nun geprüft, ob ein gültiger Speicherort angegeben wurde.
Der Text der DSGVO ist nun enthalten (im Hauptmenü Reiter Hilfe).

Zusätzliche Neuerungen in der Professional-Version:

Erweiterung des Fragenkatalogs um Branchen. Kategorien mitsamt der zugewiesenen Fragen können per Drag&Drop Branchen zugewiesen werden.
Import von Fragen: Sie können CSV-Dateien importieren, entweder mit Aufbau Branche;Kategorie;Frage oder Kategorie;Frage
Bei der Anlage eines neuen Audits werden die Fragen nicht mehr automatisch kopiert, Sie müssen diese nun explizit auswählen.

1.0.3.0 vom 17.04.2018

Neue Funktionen:

Der Fragenkatalog ist nun durchsuchbar.
Maßnahmenkatalog für Datensicherheit hinzugefügt:
Konkrete Beispiele für die Umsetzung und Anwendung von technischen und organisatorischen Maßnahmen
Neben den Beispielen zur Umsetzung erhalten Sie auch Beispiele für zu vermeidende Umsetzungen
Sie können eigene Anmerkungen angeben und eine Checkliste im PDF-Format erstellen lassen.
Sie finden diese Funktion im Hauptmenü im Reiter Hilfe -> TOM Maßnahmen.

1.0.2.0 vom 10.04.2018

Behobener Fehler:

Ein Fehler beim Export der Daten wurde beseitigt.

1.0.1.0 vom 03.04.2018

Neue Funktionen:

Tutorials hinzugefügt. Die Auswahl der Tutorials öffnet sich nach dem Starten automatisch. Sie können dieses Verhalten in den Einstellungen zum Unternehmen (de)aktivieren.
Möglichkeit zum Import und Export von Daten hinzugefügt. Verwenden Sie diese Funktion zur Datensicherung bzw. zur Wiederherstellung von Daten. Außerdem dient diese Funktion zum Austausch von Daten mit einem Datenschutzbeauftragten. Sie finden diese Funktionen im Hauptmenü -> Reiter Konfiguration.
externe Empfänger: Die Auswahl der Kategorie ist vom zweiten Reiter in den Hauptreiter des Fensters gewandert.
Erstellung der PDF-Datei: Bisher wurden bei externen Empfängern der Empfängertyp (Behörde, Dritter…) angedruckt. Nun wird die Kategorie (z.B. Krankenkasse, Cloud Anbieter…) angedruckt.
Black- und Whitelist hinzugefügt: Im Reiter Konfiguration des Hauptmenüs finden Sie einen neuen Punkt für die Black- und Whitelist. Sie können dort die derzeit verfügbaren Einträge verwalten. Bisher sind nur belgische und polnische Einträge verfügbar, von anderen Ländern (auch Dtld.) gibt es noch keine Aussagen.