Funktionen für externe DSB

Die Datenschutzverwaltung bietet hilfreiche Funktionen für externe DSB.

1. Allgemein

Grundsätzlich ist die Datenschutzverwaltung so aufgebaut, dass es ein Startfenster gibt, in dem Sie administrative Arbeiten erledigen.

Sie können innerhalb des Startfensters alle Ihre Kontakte (Mandanten, Interessenten, Behörden etc.) erfassen und verwalten (Kontakte können auch importiert werden). Hier können Sie auch Aufgaben und Dokumente erfassen, die nicht innerhalb einer Mandantendatenbank erscheinen sollen.

Im Startfenster können Sie Datenbanken anlegen, verschieben, duplizieren, sichern, exportieren und importieren.

Aus dem Startfenster heraus rufen Sie die eigentliche Datenschutzverwaltung auf, dabei hat jeder Mandant eine eigene Datenbank, die Daten sind also strikt voneinander getrennt.

Für jeden Mandanten können Sie das optische Erscheinungsbild des Programms und die Vorlagen für die Dokumentation zu einem gewissen Grad individuell anpassen (Corporate Design).

2. Musterdatenbanken

Im Startfenster der Datenschutzverwaltung können Sie Datenbanken duplizieren. Sie können diese Funktion verwenden, um eine oder mehrere branchenspezifische Musterdatenbanken anzulegen. Diese Musterdatenbank duplizieren Sie dann für einen Mandanten und passen die Daten dann an die individuellen Gegebenheiten des jeweiligen Mandanten an.

Sie können natürlich auch direkt eine vorhandene Mandantendatenbank duplizieren und anpassen, die Anlage einer Musterdatenbank ist keine zwingende Voraussetzung.

3. Vorlagendatenbank

Sie können eine Datenbank als Vorlagendatenbank festlegen. In allen anderen Datenbanken (Muster- und Mandantendatenbanken) haben Sie Zugriff auf diese Vorlagendatenbank und können Daten austauschen:

Es können Verarbeitungstätigkeiten (inklusive vorhandene Datenschutzfolgenabschätzungen), Datenkategorien, Betroffene, Rechtsgrundlagen, technische und organisatorische Maßnahmen, Checklisten, Auditfragen, Soft- und Hardware (inklusive Eigenschaften wie Hersteller etc.), Dokumente und Dateien und Vertragspartner bidirektional ausgetauscht werden.

Bidirektional bedeutet, dass Sie aus den Muster-/Mandantendatenbanken Datensätze in die Vorlagendatenbank kopieren können und Datensätze aus der Vorlagendatenbank in die Muster-/Mandantendatenbanken übernehmen können.

4. Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten

Die DSGVO schreibt zwar vor, dass der Verantwortliche selbst für die Erstellung und Pflege der Dokumentation des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten und aller damit zusammenhängenden Arbeiten zuständig ist und der Datenschutzbeauftragte als Kontroll- und Beratungsinstanz dient. In der Praxis übernimmt der DSB aber in den meisten Fällen alle Arbeiten. Wenn das auch bei Ihnen der Fall ist, dann stehen Ihnen zahlreiche Report-Funktionen zur Verfügung, um Ihren Mandanten etwas zur Verfügung stellen zu können.

Wenn Sie dagegen tatsächlich mit Ihren Kunden gemeinsam an den Daten arbeiten wollen oder Ihr Kunde seine Daten einfach nicht in die Cloud (das ist immer der Computer anderer Leute) legen will, bietet Ihnen die Datenschutzverwaltung mehrere Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

Die eingesetzte Datenbank ist äußerst flexibel (keine Access-Datenbank) und kann vielfältig eingesetzt werden. Es wird keine Installation eines Datenbank-Servers benötigt.

Sie können die Datenbanken in der Cloud ablegen (zum Beispiel Nextcloud, SeaFile etc.) und haben dann gemeinsamen Zugriff auf die Daten. Für Nextcloud o.ä. bietet die Datenschutzverwaltung eine unterstützende Funktionen, etwa um Synchronisationsfehler zu vermeiden.

Oder Sie arbeiten per Terminalserver oder VPN zusammen.

Sie können Datenbanken aber auch exportieren und importieren, d.h. Sie könnten die Datenbanken mit Ihren Mandanten austauschen (zum Beispiel per USB-Stick, externer Festplatte, per (verschlüsselter) E-Mail oder sonstigem gesichertem Datentransfer).

Sie können die Datenschutzverwaltung auch als SaaS-Lösung für Ihre Kunden auf einem Server in einem Rechenzentrum hosten und den Kunden Zugang gewähren.

Egal welche Variante Sie wählen, Sie selbst legen fest, wo die Daten liegen und wer Zugriff erhalten soll. Im Gegensatz zu den meisten anderen Anbietern von Datenschutzlösungen können wir nicht auf Ihre Daten zugreifen (es sei denn, dass Sie explizit Unterstützung anfordern).

Für jede Datenbank Ihrer Mandanten können Sie einen individuellen Speicherort angeben, so könnten Sie eine Datenbank lokal verwalten, eine zweite Datenbank auf nextCloud ablegen und eine dritte Datenbank über SeaFile verwalten.

5. Unterstützung für Kooperationen mehrerer DSB

Für Zusammenschlüsse externer Datenschutzbeauftragte, die zwar jeweils eigenständig sind, nach außen aber als ein Team auftreten, bieten wir spezielle Funktionen zur Unterstützung an. So können Sie im Startfenster etwa Zugriffe auf Datenbanken für Urlaubsvertretung o.ä. vergeben, Mitarbeiter von DSB erfassen etc.

Bei Fragen dazu sprechen Sie uns einfach an.

6. Datenimport

Diese Funktion steht auch in anderen Lizenzvarianten zur Verfügung, als externer DSB können Sie sich damit aber möglichst schnell Musterdatenbanken bzw. eine Vorlagendatenbank aufbauen. Sie können den Datenimport natürlich auch in den Mandantendatenbanken verwenden.

Es können Checklisten, Mitarbeiter, Soft- und Hardware, TOM, Verarbeitungen mit Betroffenen und Datenkategorien, Rechtsgrundlagen, Auditfragen, Aufgaben, Vertragspartner und Räume importiert werden.

Hinweis für externe Datenschutzbeauftragte:

Bei Fragen zu einem oder mehreren Themen nehmen Sie einfach Kontakt auf. Melden Sie sich auch, wenn Sie eine Vorstellung der Datenschutzverwaltung wünschen.