In der Datenschutzverwaltung können Sie alle TOM erfassen und verwalten.

Mit den TOM beschreiben Sie die Maßnahmen, die zum Schutz der personenbezogenen Daten ergriffen werden (zum Beispiel Virenscanner, abschließbare Schränke, Sicherheitstüren, Vergabe von Zugriffsrechten etc.).

TOM können an drei Stellen auftreten:

• Hauptblatt: Hier weisen Sie die TOM zu, die für alle oder die meisten Verarbeitungstätigkeiten gelten.
• Verarbeitungen: Falls eine Verarbeitung spezielle TOM erfordert oder die Umsetzung der TOM für diese Verarbeitung von der allgemeinen Umsetzung abweicht, dann fügen Sie der Verarbeitung eigene TOM hinzu. Das stellt aber die Ausnahme dar.
• Vorblatt: Im Fall der Auftragsverarbeitung können Sie ebenfalls TOM hinterlegen.

Außerdem können Sie innerhalb der Vertragspartner, der Arbeitsplätze und der Umsetzungsbeschreibungen von TISAX-Einträgen auf die TOM verweisen.

Auch bei den TOM steht Ihnen eine Detailansicht zur Verfügung, in der Sie alle notwendigen Daten erfassen können.

In der Tabellenansicht sehen Sie alle TOM auf einmal, können aber Filter anwenden, um die Anzeige zu beeinflussen.

Die TOM können versioniert werden, um den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (PDCA) einzuhalten.

Neue TOM können Sie entweder manuell anlegen, importieren oder Sie greifen auf Vorlagen zurück. Dabei gibt es einige allgemeine Vorlagen, die für jede Organisation relevant sein sollten. Es stehen aber auch alle bisherigen TOM des Standarddatenschutzmodells (SDM) zur Verfügung.

Jeder TOM können Sie beliebig viele externe Dokumente, Aufgaben und Checklisten zuweisen.