Update auf Version 1.12 (31.03.2023)

Update auf Version 1.12 (31.03.2023)

Update auf Version 1.12 (31.03.2023)

Im Folgenden werden Ihnen einige Neuerungen der Version 1.12 kurz vorgestellt.

Ausführlichere Informationen finden Sie direkt in der Hilfe im Programm, bei Interesse oder Fragen können Sie sich auch gerne einfach melden.

Das Update auf Version 1.12.0 bringt einige umfangreiche neue Funktionen wie den Diagramm-Editor oder den Formular-Generator. Daneben gibt es wieder zahlreiche Verbesserungen, wie zum Beispiel Schreiben von E-Mails, die die Arbeit mit der Datenschutzverwaltung angenehmer und komfortabler machen.

1. Diagramm-Editor (zur Beschreibung)

Mit dem Diagramm-Editor können Sie beliebige Diagramme erstellen und die einzelnen Elemente jedes Diagramms mit vorhandenen Datensätzen verknüpfen. Die Benutzer können dann direkt aus dem Diagramm heraus die entsprechenden Datensätze aufrufen.

Beispiele (Anklicken zum Vergößern):

2. Formular-Generator (zur Beschreibung)

Mit dem Formulargenerator können Vorlagen für wiederkehrende Formulare erstellt werden, dabei kann auf mehr als 500 System-Variablen zugegriffen werden (zum Beispiel Bezeichnung und Zwecke einer Verarbeitung, Eigenschaften von Hardware oder Software, Details von TOM oder Mitarbeitern etc.).

Wenn in den Formularen Werte abgefragt werden sollen, die nicht in der Datenschutzverwaltung gespeichert werden, dann können Sie eigene Variablen anlegen und deren Verhalten steuern. Die Vorlagen können mit Teilvorlagen geschachtelt werden, um Texte dynamisch in Abhängigkeit von Bedingungen zu erzeugen. Die erstellten Texte können nach der Erstellung entweder direkt in Word o.ä. weiterverarbeitet werden oder automatisch in Briefpapier mit Ihrem Corporate Design eingefügt werden.

Es werden einige Mustervorlagen mitgeliefert (bspw. Schulungsteilnahme, Bestellung von internen/externen DSB, BYOD-Vereinbarung, Auditbericht, Home-Office-Vereinbarung etc.).

3. E-Mails schreiben

Zukünftig können Sie direkt aus der Datenschutzverwaltung heraus E-Mails schreiben, diese Funktion steht sowohl im Startfenster als auch in der eigentlichen Datenschutzverwaltung zur Verfügung.

Zu jeder E-Mail können Sie optional automatisch eine Aktivität erzeugen lassen. Umgekehrt können Sie aus einer Aktivität auch eine E-Mail erstellen lassen, mit der Aktivität verknüpfte Dokumente können dabei als Anhänge übernommen werden.

Um das Schreiben der Nachrichten zu erleichtern, können Sie beliebig viele Textbausteine anlegen und in die Nachrichten einfügen. Jede Nachricht können Sie als Kopie an Ihr „normales“ E-Mail-Postfach senden lassen.

4. Farben des Dashboards

Sie können nun die Farben der einzelnen Dashboard-Elemente anpassen.

 

5. Hardware: MAC und IP-Adressen

In den allgemeinen Einstellungen können Sie festlegen, dass in der Hardware MAC- und IP-Adressen erfasst werden sollen (v4 und v6). Es werden dann entsprechende Felder eingeblendet, diese erscheinen auch in der Übersichtstabelle und werden beim Datenimport berücksichtigt.

 

6. Aufgaben und Aktivitäten

In den allgemeinen Einstellungen finden Sie weitere Einstellungen für die folgenden beiden Neuerungen:

6.1 Prioritäten

Sie können Aufgaben und Aktivitäten nun eine Priorität zuweisen, das ist sowohl im Startfenster als auch in der eigentlichen DSV möglich. Innerhalb der DSV können Sie außerdem für bestimmte Prioritäten festlegen, dass Aufgaben mit dieser Priorität automatisch auch im Startfenster angelegt werden. Dadurch können Sie direkt im Startfenster wichtige Aufgaben sehen. Änderungen an Aufgaben im Startfenster werden in die eigentliche Datenbank zurückgeschrieben.

6.2 Faktura

Optional können Sie in den allgemeinen Einstellungen festlegen, ob bei den Aufgaben innerhalb der DSV die Schalter „fakturierbar“ und „fakturiert“ angezeigt werden sollen.

 

7. Checklisten

Sie können nun bei jeder Checklistenvorlage eine Tabelle (Mitarbeiter, Verarbeitung, TOM etc.) angeben: Wird in dieser Tabelle ein neuer Datensatz angelegt, dann wird auch automatisch diese Checkliste angelegt.

Einzelne Checklisteneinträge können mit Formularvorlagen verknüpft werden (siehe oben Formulargenerator). Dadurch können Sie direkt während der Bearbeitung einer Checkliste das entsprechende Formular erstellen lassen.